Tipik bir tedarik süreci EDI ile nasıl işler

Bir tedarik süreci, sipariş ile başlayıp çoğu kez fatura ile tamamlanan bir akıştır.

Tipik bir tedarik süreci EDI ile nasıl işler

Tedarik süreçlerini EDI üzerinden yürütmenin en önemli faydası tüm verilerin iki sistem arasında elle giriş olmadan paylaşılabilmesi.

Yerel Zincirler, siparişlerini kendi sipariş oluşturma programlarından (veya ERP), tedarikçilerin sipariş takip programlarına (veya ERP) doğrudan gönderebiliyorlar. Böylece sipariş bilgisi iki sistem arasında hiçbir insan eli değmeden birkaç saniye içinde yerine ulaşıyor.

İkinci adım ise  "Sipariş Teyidi" . Tedarikçiler, aldıkları siparişin ne kadarını karşılayabileceklerini, bir teyit dokümanı ile zincire geri dönüyorlar. Bu sayede zincirler hangi üründen, hangi tarihte, ne kadar stoklarına gireceğini önceden görmüş oluyorlar. Eğer bu miktar ihtiyaçtan az ise yeniden sipariş gönderip stoksuz kalmayı baştan engelleyebiliyorlar.

Üçüncü adım ise " İrsaliye dokümanı" .  Tedarikçi firmalar, siparişi dağıtıma çıkardıklarında ürün bazlı (ürün kodu veya barkod bazlı) irsaliye bilgisini EDI üzerinden doğrudan Zincirin ERP’sine gönderebiliyorlar. Bu sayede Zincir’in mağaza veya depo mal kabul görevlileri, gelecek ürünler için hazırlıklarını yapıp, el terminalleri ile çok daha hızlı mal kabulü yapabiliyorlar.

Dördüncü adımda karşımıza "Mal Kabul belgesi" çıkıyor. Zincirler, mağaza veya depolarına kabul etikleri ürünlerin detayını yine ürün kodu/barkod detayı ile tedarikçinin ERP’sine el değmeden gönderebiliyorlar. Böylece tedarikçiler de en güncel ürün miktarına göre faturalarını hazırlayıp, zincire gönderebiliyorlar.

Son adımda ise mevcutta kullanılan E-fatura’dan farklı olarak " EDI Fatura dokümanı" , ilk adımda verilen siparişle bağlantılı olduğundan ve içinde sadece ürün bazlı verileri (ürün kodu, barkod, ürün tanımı vb.) içerdiğinden, ERP’deki ürün kayıtları ile kolaylıkla eşleştirilebiliyor.  Bu da muhasebeleştirmeyi çok daha kolay ve zahmetsiz hale getiriyor.

Böylece,  siparişten faturaya tüm sipariş ve tedarik sürecini, insan eli değmeden, iki şirketin EPR’leri arasında çok basit adımlarla yönetilmiş oluyor.

Bu dokümanların dışında Stok Raporu ve Satış Raporu gibi dokümanlar ile günlük bazda hareket gören stoklar da tedarikçi ile paylaşılabiliyor.

Bu raporları günlük olarak ve mağaza bazında alan tedarikçiler, üretim planlamasını çok daha kolay yapabiliyor. Ürün sevkiyatlarındaki gecikmeler azalıyor.

EDI Sistemi genel olarak zincir ile tedarikçi arasındaki iletişimi ve güveni artırdığından, aradaki iş ortaklığı daha da kuvvetleniyor.