Eklenme Tarihi : 11 Temmuz 2012 Çarşamba
Selim Taşkın

Zincir mağazacılıkta operasyonel denetim faaliyetleri

Operasyonel denetim, organizasyonun her alandaki etkinliğinin ölçülmesi, süreçlerin değerlendirilmesi ve her bir birimin kendisi için belirlenmiş standartlara uygunluğunun kontrol edilerek, eksikliklerin giderilmesi çalışmalarının bütünüdür. Operasyonel denetim çalışmaları, son dönemlerde özellikle perakende sektöründe satış noktalarındaki düzenin sağlanması ve bu noktalardaki yönetim etkinliğinin ölçülmesi için tercih edilmektedir.


Firmalar için yönetim kademesinde önemli kararların alınmasının yanı sıra bunların uygulamaya konulması da oldukça zor bir süreçtir. Özellikle büyük çaplı organizasyonlarda yönetim kademesi ile hiyerarşinin en alt kısmı arasında irtibat kopukluğu yaşanabilmektedir. Operasyonel denetim faaliyetlerinin amaçlarından birisi, firma standartlarının oluşturularak değişen koşullara ve alınan yeni kararlara güncel kalmasını sağlamak ve bu standartların firmanın tüm kademelerine hızlı ve doğru şekilde ulaştıracak altyapıyı kurmaktır. Bir diğer amaç ise organizasyondaki her birimin belirlenen standartlardan ne kadar uzak olduğunu denetlemek ve hataların düzeltilmesi konusunda yol göstermektir.

Yapılan denetim faaliyetleri ayrıca personel ve mağazaların başarı derecelerini tespit ederek bunu doğru prim ve terfi sistemleri ile entegre etmeyi amaçlamaktadır. Öncelikle firmanın denetime karşı ortaya çıkabilecek ön yargılardan arınması sağlanmalıdır. Bunun için denetim faaliyetlerinin amacı net bir biçimde belirtilmelidir. Denetim faaliyetleri elbette personellerde bir takım hata ve eksiklikleri ortaya çıkaracaktır ancak gerektiğinde cezai uygulamalara başvurulacak olsa da buradaki asıl amaç cezalandırmak değil hataların tespiti ve düzeltilmesine yardımcı olmaktır.

Perakende sektöründe faaliyet gösteren firmalarda en önemli birimler şüphesiz ki, müşteriye en yakın konumda bulunan mağazalardır. Bu nedenle operasyonel denetim faaliyetleri ağırlıklı olarak mağaza ve mağaza personeli için organize edilir. Bu noktada öncelikle mağazalar için:
Görsel ve yerleşim düzeni,
Temizlik ve hijyen koşulları,
Ürün sergileme ve satış,
Yasal zorunluluklar,
Kasa ve nakit akışı,
Personel denetimi gibi,
konularda standartları firma yetkilileri ile birlikte belirlenerek ilgili personellere bildirilir.

Bildirimi yapılan standartlar için gerekli görüldüğü takdirde eğitimler verilir ve bu noktada firmaya ait eğitim departmanı ile entegrasyon sağlanır. Bilgilendirme ve eğitimler belirli aralıklarla yapılacağı gibi terfi ve yeni işe girişlerdeki oryantasyon sürecinde de mutlaka yapılmalıdır.

Firma standartlarının belirlenmesine paralel olarak denetim esnasında doldurulacak olan denetim formu ve denetim sonucunda mağazanın durumunu gösterecek karne formatları hazırlanır. Mağaza denetim formu denetim standartlarına göre denetlenmesi gereken konuları eksiksiz ve net bir biçimde ifade etmelidir. Denetim karnesi ise her bir konu başlığı için verilen puanları ve bu puanların açıklamalarının yanı sıra mağazanın başarı seviyesini göstermelidir. Her bir denetim konu başlığına ait bir katsayı belirlenir. Daha önemli olan bir konu başlığına daha yüksek katsayı atanır. Denetim formları daha önce yapılan denetimlerle entegre olarak doldurulur. Aynı hatanın tekrarlanması durumunda ceza puanı verilir. Denetimler sonucunda elde edilen karneler veri tabanında tutularak personel ve mağazaların geçmişe dönük verilerine bakılabilir ve gelişimleri gözlenebilir. Ayrıca firma genelinde veya bölgesel olarak en çok hangi konularda hata yapıldığı raporlanabilir veya bu sonuçlardan gelecek geri besleme ile denetim kriterleri geliştirilebilir.

Denetim standartlarının belirlenmesi ve bunları firma geneline duyuracak altyapının oluşturulması, organizasyonda yönetim ve çalışanlar arasındaki irtibatı sağlar, alınan kararların uygulanmasına yardımcı olur. Belirlenen standartların uygulanıp uygulanmadığının belirli periyotlardaki kontrolü ise tüm çalışanları ortak amaca yönlendirmede önemli rol oynar. Aynı zamanda denetim faaliyetleri yapılan hataların tespiti ve düzeltilmesi konusunda yardımcı olur. Doğru prim sistemi ve insan kaynakları yönetimi entegre olduğunda daha adil terfi uygulamaları ve prim ödemelerini de beraberinde getirir.

E-BÜLTENİMİZE KAYIT OLUN
Copyright © 2005-2015 PEBEV Perakende Bilgi Evi
designed by nette interactive