Eklenme Tarihi : 27 Nisan 2012 Cuma
Selim Taşkın

Süreç çalışması neden ve nasıl uygulanır?

Süreç; bir şeyin yapılış, üretiliş biçimini oluşturan sürekli işlemler, eylemler dizisi olarak tanımlanabilir. Faaliyet alanı ne olursa olsun tüm firmaların işleyişleri birbirleri ile çeşitli ilişkiler barındıran süreçler bütünü olarak ifade edilir.


Bir işletmenin işleyişi hakkında bilgi sahibi olmak için işletme içerisindeki süreçlerin iyi bilinmesi gerekmektedir. Bunun yanı sıra işletme süreçlerine hâkim olmak iş geliştirme çalıştırmalarında firmalara büyük kolaylık sağlamaktadır. Süreç analizi çalışmalarında amaç, firma süreçlerinin net bir şekilde çıkarılarak görsel olarak ifade edilmesi ile firmaya ait bir kullanım kılavuzunun oluşturulmasıdır. Bir diğer amaç da mevcut süreçler üzerinden yapılacak değerlendirme ve iyileştirme çalışmaları ile firma süreçlerinin olması gerektiği gibi, en verimli hale getirilmesidir.Süreçleri en iyi bilen kişiler hali hazırda onu gerçekleştiren kişilerdir. Bu nedenle süreç çizimleri, süreç sahipleri ile yapılacak görüşmelerle yapılır. Bunun için öncelikle firmaya ait organizasyon şeması ve departmanlar arası ilişkiler incelenerek Görüşme Takvimi oluşturulur.üreç çalışmaları her bir departman için ayrı ayrı yapıldıktan sonra departmanların birbirleri ile arasındaki ilişkilerden yola çıkarak birleştirilir.Bu noktada departmanların süreç içerisinde birbirlerine ne şekilde etki ettikleri incelenmelidir. Bir departmana ait sürecin çıktısı, bir başka departmana ait sürecin girdisi olabilir veya bir sürecin tamamlanması için birden fazla departman sürecinin çıktısına ihtiyaç duyulabilir.Her bir sürece kendisini tanımlayan bir indeks numarası atanır. Bu sayede sürecin ait olduğu departman ve birim daha rahat anlaşılabilir.Süreç başlıklarının belirlenmesinin akabinde ilgili kişilerle görüşme yapılacak tarihler belirlenerek süreç takvimi oluşturulur. Süreç takvimi oluşturulurken çalışanların sorumlu olduğu diğer işler ve iş planları dikkate alınır ve işlerin aksamamasına özen gösterilir. Süreç görüşmeleri esnasında ilgili süreç içerisindeki her bir detay not edilir ve bilgisayar ortamına aktarılır. Süreci oluşturan işlemlere Aktivite; bir aktivitenin başlamasını tetikleyen nesneye Girdi; bir aktivitenin sonucunda ortaya çıkan nesneye ise Çıktı denir. Süreç çizimlerinde her bir aktivitenin girdi ve çıktılarının yanı sıra aktivite esnasında kullanılan ekipman ve yöntemler de dikkatle takip edilir.Eğer bir süreç başka bir sürece başvuru içeriyorsa bu süreç içerisinde belirtilir. Bu sayede süreçlerin birbirleri ile etkileşimleri ve kesişim noktaları tespit edilmiş olur. İleride yapılacak iyileştirmelerde bir aktivitedeki düzeltmenin hangi süreçleri etkileyeceği rahatlıkla tespit edilmiş olur.Aktivitelerin yapılmasında önemli noktalar Not Balonu şeklinde not edilir veya ayrı bir açıklama dosyasında tutulur. Bu sayede aktivitenin püf noktaları gözden kaçırılmamış olur.Süreç çizimlerinin akabinde mevcut durum incelenerek eksik ve hatalı kısımlar belirlenir. Tespit edilen eksiklikleri giderecek öneri süreçleri hazırlanır. Öneri süreçlerin uygulanması için gerekli değişiklerin kazanımları ve uygulama için gerekli bileşenler raporlanır. Süreç analizi çalışmalarının tamamlanmasından sonra hazırlanan proje raporunda çizim aşamasından iyileştirme aşamasına kadar var olan tüm çalışmalar hakkında bilgi verilir. Raporda özellikle eski ve yeni süreçlerin karşılaştırmaları ve yeni süreçlerle elde edilen kazanımlar detaylı bir biçimde belirtilir.Süreç çalışması sonucunda elde edilen dokümanlar firma içerisindeki her bir görev tanımının sorumlulukları ve yaptığı işler hakkında detaylı bilgiler içermektedir. Bu dokümanlar yeni işe giren veya görev tanımı değişen bir personele rehberlik ederek adaptasyon sürecini de kısaltmaktadır.Sonuç olarak; süreç analizi çalışmaları işletme süreçlerindeki aksayan noktaları, hem işi yapan personel hem de dışarıdan uzman bakış açısı ile düzelten bu sayede de personeli sadece işi yapan değil aynı zamanda işi geliştiren kişi haline getiren çalışmadır. Süreç analizi yapılan bir firma hakkında en temel bilgiler araştırmacı gözle irdelendiği için gerekli noktalarda firma süreçlerine müdahale etmek çok daha kolaydır. Süreç analizi çalışması değişmek ve gelişimini sürekli kılmak isteyen her firmanın yapması gereken bir çalışmadır.

E-BÜLTENİMİZE KAYIT OLUN
Copyright © 2005-2015 PEBEV Perakende Bilgi Evi
designed by nette interactive